Politique de confidentialité

1. Responsable de la protection des renseignements personnels

Responsable de la protection des renseignements personnels — ClientFlow. Courriel : clientflowsystem.co@gmail.com. Les demandes d’accès, de rectification, de retrait d’un consentement applicable ou toute autre question de confidentialité peuvent être envoyées à cette adresse.

2. Renseignements que nous pouvons traiter

Renseignements de compte et d’entreprise : nom de l’entreprise, coordonnées, site web, adresse fournie dans le cadre du service, fournisseur téléphonique, horaires, services, politiques internes et autres informations de configuration.

Renseignements de facturation : identifiants Stripe, état du paiement et données nécessaires au calcul de l’utilisation. ClientFlow ne reçoit pas nécessairement le numéro complet de carte bancaire.

Renseignements d’appel : numéro de téléphone, heure et durée de l’appel, motif de l’appel, renseignements fournis par l’appelant, enregistrement audio, transcription, résumé, résultat d’un transfert et métadonnées techniques lorsque ces éléments sont produits par le service.

Renseignements techniques : journaux, identifiants de requête, erreurs, informations de sécurité et données nécessaires à la prévention des abus et au dépannage.

3. Finalités

Nous traitons ces renseignements pour fournir et configurer ClientFlow, traiter les appels et les transferts autorisés, transmettre des demandes, gérer la facturation, mesurer les minutes d’utilisation, prévenir les doublons et les abus, sécuriser le service, résoudre les incidents, fournir du soutien, communiquer avec les clients et respecter les obligations légales applicables.

4. Rôle du client à l’égard des données des appelants

ClientFlow fournit le service pour le compte d’entreprises clientes. Le client détermine généralement les renseignements que sa réceptionniste IA doit demander et la finalité commerciale poursuivie. Le client doit s’assurer qu’il est autorisé à recueillir et utiliser ces renseignements et à fournir les avis ou consentements requis. ClientFlow traite les renseignements des appelants afin de fournir le service et de suivre les instructions licites du client.

5. Appels, enregistrements et transcriptions

Lorsqu’un appel est traité par ClientFlow, l’audio est traité, enregistré et transcrit afin de permettre la conversation avec l’IA et d’exploiter le service. Des résumés, analyses et métadonnées techniques peuvent également être générés. L’Avis relatif aux appels IA et aux données explique ce traitement dans un format destiné aux appelants.

6. Prestataires de services

Nous utilisons des prestataires pour exploiter ClientFlow, notamment Stripe pour les paiements, Retell AI pour la téléphonie IA, Make pour l’automatisation, Vercel ou un fournisseur comparable pour l’hébergement et le backend, ainsi que des services de courriel transactionnel. Ces prestataires reçoivent les renseignements nécessaires à leurs fonctions et sont assujettis à leurs propres obligations contractuelles et de sécurité.

7. Traitement hors Québec

Certains prestataires peuvent traiter ou héberger des renseignements à l’extérieur du Québec ou du Canada. ClientFlow évalue les risques pertinents lorsque requis et met en place des mesures contractuelles, techniques et organisationnelles appropriées. Les renseignements peuvent alors être assujettis aux lois du territoire où ils sont traités.

8. Conservation

La période standard de conservation des enregistrements audio et des transcriptions d’appels est d’un maximum de 90 jours à compter de la date de l’appel. Après cette période, ils sont supprimés du stockage opérationnel standard. Si une obligation légale de préservation s’applique à un cas précis, seuls les renseignements nécessaires peuvent être conservés séparément pendant la durée requise. Les données de facturation, de sécurité, de compte ou d’autres dossiers administratifs peuvent être conservées plus longtemps lorsqu’elles demeurent nécessaires aux finalités décrites dans la présente Politique ou aux obligations applicables.

9. Sécurité

Nous utilisons des mesures administratives, techniques et organisationnelles proportionnelles à la sensibilité des renseignements, notamment des contrôles d’accès, la protection des secrets et identifiants d’API, l’authentification des fournisseurs, la journalisation et la limitation des privilèges. Aucun système ne peut toutefois être garanti totalement exempt de risque.

10. Incidents de confidentialité

Lorsqu’un incident de confidentialité survient, ClientFlow prend des mesures raisonnables pour réduire le risque de préjudice et prévenir la récurrence. Les avis aux personnes concernées et aux autorités sont effectués lorsque la loi l’exige.

11. Droits et demandes

Sous réserve des exceptions prévues par la loi, une personne peut demander l’accès aux renseignements personnels que ClientFlow détient à son sujet, demander la rectification de renseignements inexacts ou incomplets et exercer les autres droits applicables. Une demande peut être envoyée à clientflowsystem.co@gmail.com. ClientFlow peut devoir vérifier l’identité de la personne avant de répondre.

12. Retrait du consentement

Lorsqu’un traitement repose sur un consentement pouvant légalement être retiré, la personne peut communiquer avec ClientFlow pour retirer ce consentement, sous réserve des limites légales ou contractuelles applicables.

13. Modifications de la Politique

Nous pouvons mettre à jour la présente Politique lorsque nos pratiques ou obligations changent. La date de mise à jour sera indiquée en haut de la page. Les changements importants seront communiqués lorsque cela est approprié ou requis.